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4人の仲間が交代で書く雑記

文章作成チェックリスト / 文章を書いた後に確認すること

   

Masakiです。

以前の記事で、文章作成チェックリストについて書きました。
今回はチェックリストの「文章を書いた後に確認すること」の説明をします。

文章を書くというのは、自分の頭のなかにあるものをアウトプットする作業です。
そのため、文章を書いている最中はどうしても自分の思いが強く入りがちで、読み手側に不親切なものになることもよくあります。

文章を書いてしまった後は、下記の点に注意して見直しをすると良いです。

  1. 読む人の知識で文章中の用語がすべて理解できること。

    文章中に理解できない用語が1個でも含まれていると、それだけで読み手は急激に読む気をなくします。わからないことは調べれば済む話ですが、書き手がそのような意識ではいけません。

    そのため、文章中のすべての用語は、読み手が理解できるものである必要があります。横文字(カタカナ単語)や専門用語は要注意です。
    異業種の人や不特定多数が対象の文章はもちろん、同業の人が対象でも一般的でない用語は使わないほうが良いです。

    IT系の用語は特に通じない単語が多いです。
    例えば、「ブラウザ」という簡単な単語でも、ITに疎い人にはほぼ通じません。

    これは極論ですが、「自分の母親(もしくは祖母)にも理解できるか」という基準でことば選びをするという考え方もあります。
    # あまりこだわりすぎると、文章自体書けなくなってしまうこともありますが……

    また、一般的に思える用語でも、業種によって意味するものが違ってくることがありるので気をつけましょう。
    「マシン」という単語を聞くと、IT業界の人は「コンピュータ」を意味するものと捉えます。しかし、機械業界の人は「機械工具」、自動車業界の人は「自動車やバイク」のことだと捉えてしまいます。

    読み手に理解されない用語を使っていた場合、それに代わることばを探すことになります。その際は、類語辞典が役に立ちますよ。

  2. 文章の前提として必要な情報を、読む人が持っていること。

    これも1と似たような話ですが、視点がちょっと違います。
    書いてある用語は難しくなくても、内容を理解するのに必要な情報が揃っていないと、伝えたいことが読み手に伝わりません。

    前回の「文章を書く前にやること」でも、結論から必要な情報を逆算する手法を紹介しました。
    ここでは「テスト中に発見したバグの報告」というケースをとりあげましたが、この場合、

    • バグの対応方法を伝えたい(結論)
    • 対応方法が妥当であることを理解するために、バグの原因の情報が必要
    • バグの原因が何を引き起こしているか理解するために、現象の情報が必要

    となるわけです。

  3. 余計なことを書いていないこと。

    文章の目的から外れた余計なことを書くと、本当に伝えたいことが伝わらなかったり、別のことに読み手の意識を向けてしまうことがあります。

    文章をわかりやすく書くための手法のひとつに「時系列に書く」というものがあります。出来事を時系列に書くことで、内容を飲みこみやすくするための手法ですが、使いどころを間違うと、かえってわかりづらい文章になることもあります。

    またまた「テスト中に発見したバグの報告」というケースを引き合いに出しますが、
    これを時系列に愚直に書いていくと、

    • テストをしていたこと
    • テスト中にバグをみつけたこと
    • バグを見つけたときの状況

    などなど……

    これらが結論の前に並べ立てられると、読み手は結論がなかなかわからずイライラします。

    伝えたいことを最短で読み手に伝えるために、書く内容は取捨選択をしっかり行いましょう。

以上、3回の記事にわたって「文章作成チェックリスト」について紹介しました。
皆さんが文章を書く際の参考にしていただければ幸いです。

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